朱艳霞
【作者机构】湖北省档案局档案技术咨询中心
【来 源】《兰台世界》 2019年第8期
汉冶萍公司，全称为汉冶萍煤铁厂矿有限公司，是中国最早的钢铁联合企业，建于晚清年间，堪称“中国钢铁工业的摇篮”，也是当时亚洲最大的钢铁联合企业。湖北省档案馆馆藏汉冶萍公司档案从清末到1948年，时间跨度长达半个世纪，翔实地记录了公司组织机构、经营管理、生产技术、产品运销、对外关系等多方面的情况，2002 年3 月8 日被国家档案局列入《中国档案文献遗产名录》，属国家重点保护与抢救档案。研究汉冶萍公司由开创、发展到衰亡的过程，对于研究我国近代经济史，特别是半封建半殖民地社会工业经济中的一些现象与特点，总结经验与教训具有重要意义[1]43。
国家档案局原局长杨冬权曾指出：“档案保护关系档案的存亡，是实现档案事业可持续发展的基础和条件，是档案工作者的第一天职。档案作为不可再生资源，一旦损毁，将给党和国家造成不可估量的损失，档案工作也无从谈起。”因此，对汉冶萍公司档案进行专项抢救与保护具有极大的理论与实践意义。
湖北省档案馆于2015 年启动了汉冶萍公司档案抢救与保护项目，在项目实施过程中，为了做到有章可循，避免出现失误，造成保护性破坏，在项目启动之初，首先对该全宗档案进行了一次全面的普查摸底。
该全宗（LS56）共分15 个目录，计6654 卷，其中含文书档案、会计档案、基建设备档案、房产图纸、期刊资料、外文文献等多类型档案文献，内容涵盖汉冶萍公司董事会档案、铁厂筹建、勘探铁矿、项目经费预算、股东登记、股票过户、原料采购、产品运销、账单凭证、人员组织、基建设备、征购土地、房产及各类参考材料等。
1.档案健康状况。汉冶萍公司档案由于保存时间长、材质特殊，在长期保存过程中出现了各种各样的病害，表现为霉变、残缺、字迹退化、酸化、折痕等现象。汉冶萍档案与馆藏其他档案比较，突出问题表现在部分档案破损、粘连、字迹脱落和褪色等病害尤为严重。据统计，汉冶萍公司档案中存在此类情况累计达1709卷，占总卷数的25.7%；其余部分档案也出现了不同程度的破损和褪色现象，急需对其进行抢救修复。经摸底调研，发现1 和2 目录（共计2970 卷）中上述现象尤为严重，特别是19 世纪末至20 世纪初多数文件因使用盐铁墨水书写，纸张腐蚀情况严重，出现不同程度的破损及字迹脱落现象，几乎每卷中均有涉及，数量不一，亟待加固。部分档案甚至不能翻阅，一旦翻动，字迹整篇脱落，无法复原；该全宗档案曾经过多次简单修裱，修裱工艺粗糙，修裱过的纸张凹凸不平，依然存在字迹脱落现象。
2.档案编目状况。从档案备考表上考证，湖北省档案馆最后一次对该全宗档案整理是1984 年。从档案实体情况来看，此次整理在遵循档案形成客观规律的基础上，依据便于保管和利用原则，对该全宗档案进行了初步的案卷级整理工作，无法满足基本检索要求。汉冶萍公司档案时间跨度较大，尤其是1 和2 目录，主要为清末民初文件，由数量众多的奏、札、谕、呈、电报、公文、私函等构成，文言文较多，且多为繁体字书写，许多人名（字号）、地名、专业术语及文字表述需要研究考证；文件多无事由且无标点符号，需逐字逐句研读；卷内文件顺序排列错误的需按照逻辑顺序进行调整；部分档案中夹杂有英文、日文、俄文、德文等多种文字的文件，整理难度较大。
3.档案数字化工作难点。该全宗档案有别于馆藏其他全宗档案，其扫描范围及扫描参数是否参照馆藏民国档案数字化工作仍有待商榷。其中，奏、札、谕、呈等文件长度多以超出A3 幅面的形式出现；此外，该全宗10 目录、11 目录均有大量的地契、房产档案图纸，幅面较大，需要使用零边距扫描仪进行扫描，对扫描分辨率的要求较高。
根据摸底情况来看，汉冶萍公司档案修复、整理以及数字化工作均较以往馆藏民国历史档案的工作难度大，单单是档案修复一项（尤其是使用盐铁墨水的文件）就需要较长的周期，这势必会影响档案整理及数字化的工作进度。
重点档案的抢救是一项长期性的工程。在该项目实施过程中，涉及的标准很多，只有从工程的各个环节入手，以工程的科学化管理为主线，逐步制定和完善与该工程相关的各项标准，才能更合理地使用人力、财力和物力，达到预期的效果[2]60。汉冶萍公司档案抢救与保护项目属国家重点档案抢救项目，需要将档案保护与档案整理、档案数字化工作有机结合，以便长期有效地保护档案文献遗产。
1.坚持最小干预原则，谨慎使用化学材料，保持历史原貌。对于历史档案来说，如何修复是技术性问题，而用什么样的理念去指导修复，修复到何种程度是原则性问题。根据汉冶萍档案的现状，项目组分赴中国第二历史档案馆、江苏省档案馆、上海市档案馆、陕西省档案馆及陕西师范大学历史文化遗产保护科学研究中心等进行了专题调研。通过实地调研和讨论，项目组提出了根据《档案修裱技术规范》及相关标准，坚持最小干预，谨慎使用化学材料，保持历史原貌的保护原则。
2.档案保护为先，档案保护、整理和数字化有机衔接。重点档案抢救工程是一项保护工程，其目的在于保护档案。保护工作完成后，大量的档案整理及数字化工作随之而来。汉冶萍公司重点档案抢救与保护项目应坚持在档案修复的基础上进行档案整理及数字化，建立全文数据库。
3.可辨识性强，便于档案保管和利用。在国家重点档案抢救保护与开发利用的关系上，应坚持“抢救保护”与“开发利用”并重，管用结合，注重效益[3]26。按照“立足抢救保护，着眼开发利用”的思路，对汉冶萍公司档案进行全文彩色扫描，分辨率不低于600dpi，为以后的科学研究、档案编研、特色展览等奠定基础。
汉冶萍公司档案抢救与保护工作主要包括档案修复、档案编目、档案数字化等几个方面。
1.档案修复。根据摸底调研情况统计，汉冶萍档案需要进行抢救性修复的档案约80000 余张。根据汉冶萍档案抢救与保护工作领导小组（以下简称“领导小组”）确定的修复原则，修复技术、方法和材料必须符合国家相关标准，修复方案应在试验论证的基础上经领导小组确认同意后方可实施。具体工作流程如下。
（1）登记。对需要进行抢救性修复的档案逐页登记并按规定进行拍照记录。登记项目包括：时间、数量、档号、交卷人、收卷人。
（2）检查观测待修复档案状况。对存在酸化、老化、霉变、撕裂、污染（水渍、油渍、墨斑、金属锈斑等）、残缺、粘连、糟朽、褶皱、絮化等状况的档案进行检查、技术测试，确定修复方法；对字迹材料遇水或有机溶剂洇化、扩散、褪色等情况，确定对字迹进行加固处理的方式及具体修复方法。
（3）制定修复方案。对纸张状况较好、虫蛀面积低于30%的中度以下破损档案，其修复以手工修裱为主；纸张酸化老化较严重，翻动档案会造成断裂、有字迹脱落现象的档案，应根据档案具体状况进行局部脱酸、加固测试，经论证合格后确定修复方法；档案修复用纸应选用与档案纸张材质接近的纸张，对严重破损濒临自毁的档案采取字迹固定、纸张脱酸、拖裱、丝网加固等方法进行修复；对于破损特别严重，现有技术无法进行修复的档案，应按规定进行拍照登记、清理消毒去污、用定制的专用无酸纸袋装置，随同原案卷装盒保管。修复质量应符合国家档案局颁布的《纸质档案抢救与修复规范》及相关标准的要求。
2.档案整理及著录。汉冶萍公司档案整理工作在遵循公司档案形成的客观规律的基础上，建立包括文件级和案卷级两种级次的目录资源体系。结合汉冶萍公司档案实际，确定了如下整理及著录方案。
（1）部分重新组卷、排序。汉冶萍公司经理处、董事会档案是公司档案中最有价值的部分，因历史原因存在组卷不合理、排序混乱等状况，在整理过程中对该部分档案进行了重新组卷、排序。结合档案实际，尊重档案形成规律，保持文件之间的有机联系，对涉及人事管理、机构设置、规章制度、经营管理、销售运输、产业设备等内容的文件进行重新分类组卷，确保组卷科学合理。
（2）档案著录。根据《档案著录规则》《民国档案著录细则》《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》等相关规定进行案卷级和文件级著录，要求揭示文件主旨，简明扼要，严谨科学。著录时需要特别注意两点：一是汉冶萍公司档案中人名的著录要求。题名中有关人物必须使用该人物的姓名，如果文内出现的是人物的代字或者代号，应找到相应的人物姓名，题名中著录为“姓名（字或者号）”，例如：文内出现的是张季直应著录为“张謇（张季直）”；经充分研究考证，确无法查找相应的人物姓名，则照录人物的代字或者代号。二是公司档案中机构名称的著录要求。公司档案时间跨度大，机构名称经历了变迁，在著录机构名称时，应尊重历史，根据档案中的机构名称进行著录。整理过程中，应及时对档案中重要的人名、地名、机构名称变革等进行登记，整理工作完毕后编制汉冶萍公司档案人名、地名、机构名称对照表，以备查考之需。各著录项的具体要求如下。
①责任者：责任者应根据文件落款处的署名、文件红色抬头和文件末页印章综合确定。例如，文件红色抬头为“汉冶萍煤铁厂矿有限公司驻京办事处”，署名为“所长王晋孙”，则责任者为“汉冶萍煤铁厂矿有限公司驻京办事处”。另外，责任者为名人时，要求单位职务人名一起作为责任者，如“江苏都督冯国璋”“外交部长曹汝霖”等。
②题名：题名著录应注明事由及文种，著录时要详加考证，力求准确概括档案中人物、时间、地点、事件等要素，避免歧义。值得注意的是，汉冶萍公司档案中有大量外文文件，档案文件涉及外文的，如有译文，则把译文放在前面，题名为“关于……的函（译文）及英文/日文函”；如无译文，则应按要求进行翻译，题名为“关于……的英文/日文函”。
③文件日期：文件日期用八位阿拉伯数字著录，以落款盖章处的时间为准，如落款处没有填写日期则著录文件首页的发文日期。
④发文字号：发文字号按原文的文号著录，文件内没有注明文号的，则著录文件首页的收发文流水号。
⑤案卷题名：案卷题名应重新拟写，精确揭示档案的主题内容和中心思想。更换旧卷皮，将原卷皮与卷内文件、备考表一并装盒保存。
⑥档案装盒：根据汉冶萍公司档案的特点，分类定制专用档案盒，按要求装盒排列。该全宗档案不装订，统一装盒。盒内文件排列顺序为：历次整理更换的旧卷皮、卷内文件目录、卷内文件、备考表。
3.档案数字化。汉冶萍公司档案数字化工作原则上按照《纸质档案数字化技术规范》《湖北省纸质档案数字化操作规程》的基本要求进行，根据汉冶萍公司档案的特殊性，作了如下几点要求。
（1）确定扫描技术参数。汉冶萍公司档案进行彩色扫描，档案原件为彩色的，扫描分辨率不低于600dpi；档案原件是单色的，扫描分辨率不低于300dpi，图像存储格式为JPG；
（2）确定扫描方式，原件纸张状况较好的，可采用平板扫描仪进行扫描；纸张状况较差、过薄、过软或超厚，不宜采用平板扫描仪的，可采用零边距扫描仪、非接触式扫描仪或直接拍照方式进行图像采集。
“汉冶萍公司档案抢救与保护项目”的开展与实施，是对国家重点档案进行系统性抢救与保护的一次有益探索，也是对综合档案馆馆藏珍贵档案抢救规范化、标准化机制的积极探索，对馆藏珍贵档案的抢救工作具有一定的启示意义。
1.加强项目管理体制机制建设，实行全过程动态管理。“汉冶萍公司档案抢救与保护项目”从项目规划、立项、实施到运维、监理实行一体化管理。湖北省档案局专门成立了“汉冶萍公司档案抢救与保护工作领导小组”，全权负责项目的各项管理工作。项目实施过程中，组织相关人员赴第一历史档案馆、第二历史档案馆、陕西师范大学等单位进行专题调研，吸取重点档案保护方面的经验教训；多次召开专题工作会议，就汉冶萍公司档案抢救过程中出现的整理难点、修复难点、数字化质量进行讨论研究，确定实施方案。在项目实施过程中，根据项目特点，结合业务需求，统筹调配资源，全程为项目实施方提供专业的技术指导并对项目费用、进度、质量、信息安全、技术标准等进行管理和控制，确保项目达到规划预期。
2.保护为先，重在整理，有序推进数字化。重点档案的抢救保护是档案整理及信息化工作的基础，在开展整理工作时，应首先对档案的基本情况和现状进行普查，了解档案的受损程度，科学划分破损等级。根据摸底情况，提出重点档案的抢救实施方案，明确需抢救档案的数量、抢救方式、实施周期及预期目标。汉冶萍公司档案整理基础薄弱，在项目实施过程中，除进行相应的技术性抢救修复外，重点加强了档案的文件级整理工作。根据国家档案局有关民国档案著录规则及项目实施方案，对卷内文件排列、文件标题、编号、备考表等都进行了规范，并对其中的相关内容进行了深层次挖掘。经整理完善后的档案逐步安排数字化，为今后汉冶萍公司档案的开发利用奠定了基础。
3.采用三方合作外包管理模式。汉冶萍公司档案的整理工作难度之大、任务之艰巨超乎预期，需要了解和掌握档案学、历史学、档案保护技术、数字技术等诸多领域的知识和技能，档案修复、整理、数字化环环相扣，需要专业团队人员相互配合。湖北省档案局作为项目委托方，牵头总体协调，委托具备丰富实践经验的专业技术团队承担项目的具体实施，第三方监理公司负责对项目的质量和进度进行监管，及时发现实施过程中存在的问题，总结经验教训。三方合作共管模式在整合各方优势资源的条件下，不仅可以控制项目的质量、效率，还规避了独立业务外包带来的风险，极大地促进了档案事业的健康发展。
[1]汪建先.汉冶萍公司及其档案史料概述——纪念汉冶萍公司创建一百周年[J].湖北档案，1990（5）：43-45.
[2]朱玉媛，黄丽华，肖兰芳.国家重点档案抢救工程的标准建设[J].档案学研究，2009（4）：58-60.
[3]尹达，刘晓春.国家重点档案保护工作策略思考——以湖北省档案馆为例[J].湖北档案，2010（10）：24-26.